CHECKLIST? CHECK!

Geen dag of het is een bijzondere dag, een Speciale Dag. Zo blijkt 30 oktober de Dag van de Checklist – wie verzint zoiets (*)? Maar van mij mag het want mijn werk hangt aan elkaar van checklists. Ze zijn onmisbaar, zeker ook bij fondsenwerving. Ik heb die lijstjes vaak zelf werkenderwijs opgebouwd en houd ze uiteraard secuur bij. Omdat ik graag wil leren van mijn bijna-fouten, effectiever wil werken, van alles niet wil onthouden maar ook niet wil vergeten. En eigenlijk heb ik een springerige geest die alle kanten opschiet; die lijstjes houden me op koers. De goeie kant op.

Check check, double check

Een checklist is gewoon een controlelijst met punten die moeten worden nagelopen – maar mij geeft zo’n lijst nog steeds rust, vertrouwen zelfs. Ook vanwege dat moeten; ‘punten die moeten worden nagelopen’. Moeten. Misschien hoeven niet alle punten te worden afgevinkt maar je moet ze als professional wel bekijken, wegen.

Daarom mag je er als patiënt op vertrouwen dat de chirurg de checklist met zijn team doorloopt voordat de operatie van start gaat; zijn we compleet, ligt dat klaar, is dat in orde, is zus & zo geregeld, hangt de goede bloedgroep klaar, ligt de patiënt goed onder narcose, het gaat om de rechter-hartkamer… best belangrijke details. Net als die boegdeur die bij de afvaart vanaf Zeebrugge (B) open bleef staan. Bij de ramp met autoveerboot Herald of Free Enterprise verdronken begin maart 1987 193 opvarenden.

Een onschuldig voorbeeld uit huiselijke kring; in de periode van jonge kinderen, weinig slaap en stevige banen was het erg fijn om bij naderende vakantie terug te vallen op onze pak- en doelijsten. Die ene keer dat we ’s nachts gingen rijden (en vooraf dus geen oog dicht hadden gedaan) was ik meteen de schoentjes van peuterdochter vergeten – want slapend uit haar bedje getild.

Check check, double check.

Mijn ‘ambtshalve’ afvinklijstjes in vroeger dagen bleken goud waard bij klusjes als het samenstellen van de gemeentegids, organisatie persbezoeken of wijkbijeenkomsten van burgemeester en wethouders. Ze zorgden voor wat rust in alle hectiek, gaven meer tijd voor de inhoud.

Ook nu als fondsenwerver (en tekstschrijver) kan ik niet zonder die ietwat saaie lijstjes. Mijn wereld hangt ietwat aan elkaar van checklists. Gelukkig zijn er ook leuke dingen ;-).

Soms van levensbelang

In de zomer van 2019 reisde ik semi low-budget met mijn (inmiddels jongvolwassen) dochter door Thailand, Laos en Cambodja. Geweldig in alle opzichten. Ook de onverwachte ontmoetingen. Op het stille strand van het voorlopig nog idyllische Koh Rong Samloen – één strand verder de vage skyline van booming Sihanoukville – raakte ik in gesprek met een landgenote waarvan de dochter daags ervoor vermist raakte tijdens een duikles. De angst van de ouders en gelukkige afloop hadden we meegemaakt. Napraten dus, toen ik de moeder de volgende ochtend tegenkwam – en daarbij passeerden ook andere heftige ervaringen.
Ook een van de mijne; een bijna medische misser die een dierbare mogelijk het leven had gekost – als de misser niet bij puur toeval vooraf was onderschept. Die bijna noodlottige taxatiefout leek te herleiden tot het niet afvinken van een checklist – als de specialist in kwestie die al hanteerde, die mensen staan continu onder tijdsdruk.
Mijn gespreksgenote bleek dierenarts dus wist precies wat ik bedoelde. Ze vertelde dat ze zichzelf dwingt om nooit maar dan ook nooit te vertrouwen op parate kennis of routine, altijd checklists afwerkt. Eén verkeerde dosering van een medicijn en patiënt Hond is dood.
Indringend, dat gesprek in de vroege ochtend.

Orde in de chaos

Ik zei het al; eigenlijk ben ik een niet zo heel erg systematisch werkend mens. Dat heeft ook voordelen; het associatieve, onvoorspelbare, de plotse ingeving horen bij mijn werk. Ik zou niet zonder die vonkjes kunnen. Het gaat ook verbazingwekkend lang goed – tot je een half uur vergeefs zoekt naar iets belangrijks, een afspraak of een belangrijke bijlage vergeet. Dat nóóit meer. Mijn eerste checklists werden dan ook uit frustratie geboren. Zuchtend en steunend. Piep en kreun. Ik had toch belángrijke zaken te doen?

Maar ongemerkt zijn die lijstjes in de loop der jaren onderdeel van mijn werk geworden, categorie Belangrijke Zaken. Want ik weiger tijd te verspillen aan zoeken naar wat gewoon vindbaar moet zijn, wil geen tweede keer over dezelfde steen struikelen. Dat dwingt tot structureren, leren van ervaringen; lijstjes maken en bijhouden. Bestaande checklists bieden me houvast, werkenderwijs verwerk ik nieuwe ervaring en ontwikkelingen, waar nodig borrelen nieuwe lijstjes naar boven – en verouderde lijstjes gooi ik graag weg. Voor een niet zo systematisch werkend mens werk ik inmiddels best systematisch.

Ook onmisbaar bij fondsenwerving

Ook bij fondsenwerving werk ik met checklists en wel meteen, vanaf de start.

Want inderdaad, je moet een recent uitreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel meesturen met een aanvraag. Dat is zo gebeurd. Maar soms is er nog helemaal geen inschrijving – of wel, maar verouderd. Het bestuur is inmiddels uitgedund of voldoet niet aan de toepasselijke Governance Code (goed overzicht van Codes vond ik hier). Vaak moet er ook een jaarverslag worden bijgevoegd. Is dat al opgesteld en goedgekeurd? Zomaar wat zaken die ik meteen aankaart omdat het opdrachtgevers tijd kost om dat in orde te brengen terwijl ik aanvragen voorbereid. In dat aanloopstadium moet er van alles tegelijk gebeuren, anders ga je inzendtermijnen missen – met alle gevolgen voor de realisatie van het project.

Ja, best veel te doen. Want het is doorgaans niet voldoende om ‘alleen maar’ een prachtig plan met een doortimmerde begroting in te dienen bij wijze van aanvraag. Helaas niet. De positieve kant is dat ik projecten vaak beter zie worden tijdens dat aanvraagproces. Als een edelsteen die vakkundig geslepen wordt; steeds meer flonkering.

Op internet staat trouwens veel nuttige informatie om zelf mee aan de slag te gaan. De cursus die VSBfonds ontwikkelde vind ik een aanrader; https://www.vsbfonds.nl/over-vsbfonds/aanvragen/online-cursus-fondsenwerving.

Ik help graag

Maar fondsenwerving blijft een complexe en tijdrovende opgave, ondanks alle online adviezen en hulp. Die opgave wordt bovendien nog pittiger want veel fondsen en subsidiegevers kampen met teruglopende inkomsten en budgetten. Spannende tijden, zeker ook door corona.
Wellicht goed om te weten; met vragen kan je altijd bij mij terecht, mooie plannen en projecten help ik graag verder! Check ;-).

(*) Wikipedia verklaart waarom nou juist 30 oktober werd gekozen als Dag van de checklist; op die datum verongelukte 1935 een zgn. ‘Flying Fortress’ (viermotorige bommenwerper van Boeing) tijdens een testvlucht op de militaire basis Wright Field in Dayton, Ohio (USA). Alle inzittenden kwamen daarbij om het leven. De crash bleek veroorzaakt doordat niemand roer en liftbediening voor de start had ontgrendeld. Die communicatiestoornis met fatale afloop leverde het idee op van een pre-flight checklist; een uitputtende opsomming van handelingen en aandachtspunten die bijtijds wordt doorlopen zodat mankementen en misverstanden worden opgemerkt voor het te laat is.
Maar natuurlijk worden afvinklijstjes al sinds mensenheugenis gebruikt, dat moet toch wel? Want niet leuk als je tempel opeens instort omdat iemand wat balken is vergeten of om midden op zee zonder eten rond te dobberen. Ik zie dus peinzende mensen met kleitabletten en papyrusrollen voor me, en zwoegende werkers bij de bouw van Stonehenge, Inca-steden en -tempels, de Egyptische piramides, voor de afvaart van ontdekkingsreizigers die minstens maanden op zee zouden verkeren, op markten en in de handel, bij de bouw van middeleeuwse kathedralen, alchemisten, chirurgijnen en uitvinders… die saaie afvinklijstjes van onze voorouders hebben ons héél ver gebracht.